Mondelinge afspraken zijn bindend maar pas op.

Je kunt afspraken in een juridisch contract van 20 bladzijden gieten, je kunt afspraken op een bierviltje zetten of duidelijke mondelinge afspraken maken. Iedere afspraak is juridisch bindend. Echter als mondelinge afspraken ontkend worden dan heb je een probleem, zie je inspanningen dan maar vergoed te krijgen.

Dat is wat mij overkwam bij DHL. Het ging niet om “een pakketje verzenden met DHL”, het ging om een afspraak om onderzoekwerk na de offerte te vergoeden als de nog niet toegekende opdracht niet door zou gaan. Het beleid verandert en DHL besluit het traject niet uit te besteden. Dat is niet alles, de gemaakte afspraak wordt ook glashard ontkend. Uiteindelijk doet DHL intern een “Wij van WC-eend-onderzoek” en schaart de directie van DHL zich achter de betreffende DHL-medewerker die in het beste geval de afspraak “vergeten” was in de vorm van “Heb ik nooit gezegd”. Echter, mondelinge afspraken die expliciet gemaakt zijn vergeet je natuurlijk niet.

Die mondelinge afspraak was gemaakt in bijzijn van de betreffende DHL-medewerker en de drie vennoten van NedCAD (waarvan ik er een ben), die zich allemaal die afspraak wel zeer goed kunnen herinneren. Na twee jaar resulteert het in een directieklacht richting DHL. DHL geeft NedCAD geen gelijk. Daarmee is de onenigheid gegroeid, het is nu namelijk ook de directie van DHL die achter de liegende, noem het “vergeetachtige”, medewerker staat en geen verantwoordelijkheid wenst te nemen voor de mondelinge maar bindende afspraak. Handiger zou zijn geweest alsnog te proberen tot een oplossing in dit conflict te komen want dit werpt een smet op DHL als partij die nu bij mij als uiterst onbetrouwbaar te boek staat omdat afspraken niet nagekomen worden – tot aan directieniveau. Ik heb er nog steeds een afschuwelijk vieze smaak van in mijn mond.

Ondanks dat veel organisaties wel verantwoordelijkheid nemen voor gemaakte afspraken is het goed om niet altijd fatsoen en eerlijkheid te verwachten. Dus zorg dat je altijd een bierviltje en een pen bij je hebt. Als je dat net die ene keer vergeet, en het gaat fout dan blijf je, net als Liesbeth, Roelof en ik, achter met stomme verbazing, een dikke kater en een vier nullen verliespost. Aan het eind krijg je een beleefd briefje van DHL of een willekeurige andere partij waarin eigenlijk “Fuck off” staat. En ja, natuurlijk steek ik ook de hand in eigen boezem. De leugenachtige werknemer die een volledige cover-up krijgt van het management van DHL is echter een bittere ervaring van oneerlijkheid die ik nog nooit heb meegemaakt in meer dan 40 jaar werken, en waarvan ik denk dat het, ondanks mijn naïviteit, zinvol is om te delen als een algemene waarschuwing.

Ik ben tijd en geld kwijt maar indirect heeft DHL ook schade opgelopen omdat uitgebreid onethisch gedrag van de organisatie aan het licht is gekomen – van projectmanagement tot en met de top. Moraal: Probeer gewoon echt altijd wel eerlijk te zijn en als er dan toch een conflict ontstaat, probeer dan te komen tot een oplossing die voor alle partijen enigszins acceptabel is. Doe je dat niet dan zijn er eigenlijk alleen maar verliezers. Of er ook lichtpuntjes zijn? Als je ze wil zien, onbetaald onderzoek levert wat kennis op. Zo is bijvoorbeeld dit artikel – lees het niet zelf, geef het een ICT-er – een van de ontwikkelingen die direct door DHL geïnitieerd zijn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *